Planilla IVA Contribuyentes Especiales

Anteriormente habíamos hablado sobre algunas consideraciones especiales y lo básico a saber sobre el Comprobante de Retención al Impuesto del Valor Agregado para Contribuyentes Especiales del Seniat

A continuación le enseñaremos cómo descargarla y trabajar con ella de una forma práctica y segura, para mantener el correlativo en orden, se requiere un mínimo de conocimientos sobre el manejo de hojas de cálculo de Excel.

PASO 1. CÓMO DESCARGAR LA PLANILLA:

Antes de descargar la planilla es recomendable crear en la carpeta MIS DOCUMENTOS o en la que considere prudente, una Sub Carpeta con el nombre, por ejemplo: Retención IVA y en ella llevar todos los registros de estas planillas además de toda la documentación digital relacionada con este Impuesto.

• Descargue la planilla o formulario aquí: Comprobante Retención IVA
• En la parte inferior izquierda de su pantalla sobre el Botón INICIO verá un botón con el archivo descargado, haga clic allí.
• Se abrirá una hoja de cálculo de Excel, que dependiendo de la versión de este programa en su PC, quizás deba habilitar la edición.
• Antes de comenzar a realizar cualquier modificación Guarde esta planilla en la carpeta que ha destinado para esto (Más adelante explicamos cómo crear la carpeta y el libro)

PASO 2. CÓMO GUARDARLO Y TRABAJAR DESPUÉS CON ÉL:

2.1 Archivo físico:

Una vez que la empresa ha sido calificada como Contribuyente Especial, así quedará hasta el término o cese de la misma, de aquí en adelante deberá mantener un registro de estos archivos tanto físicos como digitales lo más ordenado posible.

En el archivo físico, es obligatorio, archivar cada planilla con la copia de cada factura, nota de crédito o débito en una carpeta tipo Oslo (lomo ancho de dos argollas) preferiblemente, debidamente identificada con el año y el correlativo Desde-Hasta, a continuación un ejemplo que puede DESCARGAR y modificarlo con los datos de su empresa.

Tenga cuidado de almacenarlos en lugar seguro donde no se corra riesgo de deterioro o pérdida y al alcance fácil cuando se requiera consultar sobre ellos.

2.2 Archivo digital:

2.2.1.  Crear una carpeta en el computador:

Anteriormente indicamos que es importante mantener este archivo digital en una carpeta bien identificada y de fácil acceso en su computador, Ej. C: Documentos/Retenciones IVA

Obviamente, este sistema de archivo digital y físico dependerá que tan grande y organizada sea la empresa, aquí damos sugerencias para pequeñas empresas que no tienen una estructura organizativa muy compleja.

Dentro de dicha carpeta ubicaremos los Libros de Retenciones IVA por año o por mes, dependiendo de la cantidad de facturas sujetas al impuesto quizás le convenga llevarlo por año (1) o por mes (2).

2.2.2.  Cómo guardar el libro por primera vez:

1. Descargue el comprobante y abra el archivo.
2. Haga clic en el Menú Archivo
3. Elija Guardar Cómo
4. Elija Examinar y abra la carpeta Mis Documentos
5. Ubique la sub-carpeta y abra Retenciones IVA
6. Coloque el nombre Ej. Retenciones IVA 2015
7. Clic en Guardar

PASO 3. CÓMO CREAR UN LIBRO DE RETENCIONES POR AÑO O MES:

Un libro de Excel puede contener varias Hojas de Cálculo, lo que hace muy conveniente crear libros que agrupen varios comprobantes de retención.

Si se trata de una empresa con gran facturación será conveniente crear libros mensuales, pero si se trata de pequeñas empresas que no superan las cien facturas mensuales conviene crear libros anuales. Sin embargo, todo esto es a forma de sugerencia o ideas que le permitan ordenar y facilitar su trabajo.

Una vez tenga abierto el comprobante que acaba de descargar, verá en la parte inferior una pestaña que hemos nombrado 01-Oct-2015 (01 es el número del comprobante - Oct mes de retención - 2015 Año de la actividad)

RECOMENDACIÓN: Deje el primer comprobante del libro en blanco, y con él siempre realice las futuras copias, no trabaje sobre el que ya ha llenado en algún momento.

Para cambiar el nombre coloque el puntero del ratón sobre la pestaña y haga clic con el otro botón (botón derecho) y elija Mover o Copiar

Se abre esta ventana, elija MOVER AL FINAL y marque la casilla que dice CREAR COPIA, haga clic en ACEPTAR.

Se crea otra hoja con el mismo nombre de la original y con un correlativo dentro de paréntesis.

Para cambiar el nombre haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione CAMBIAR NOMBRE (1) verá como el nombre se coloca dentro de un recuadro gris (2) inmediatamente escriba el nombre que le corresponda, tratando de seguir siempre un mismo formato, como Ej. 02-Oct-2015.

Repita estos pasos cada vez que vaya a crear un comprobante nuevo.